Empresas y trabajo

La mayoría de los negocios se realizan sin un contrato escrito. Esto puede ser porque se trata de una transacción habitual. También podría deberse a que confía en que la otra persona le tratará de manera justa. Usted va a una empresa de suministros de plomería, selecciona los accesorios que desea instalar, paga y se va sin mencionar un contrato. Si usted dirige una pequeñas empresas o está involucrado en una transacción comercial, es posible que deba tratar con un contrato o desee un contrato. 

Un contrato a menudo se denomina "acuerdo". Las 2 palabras se utilizan a menudo de manera intercambiable, pero no siempre tienen el mismo significado. Un acuerdo es el más general de los dos.

Un acuerdo se alcanza cuando dos o más partes llegan a un entendimiento mutuo sobre algo, incluso sin obligación legal. Un contrato es un acuerdo entre dos o más partes que crea obligaciones y derechos legalmente vinculantes y exigibles. Un contrato no necesita ser formal ni escrito. Un contrato también puede formarse a través de una conducta verbal o no verbal. Por ejemplo, un camarero podría preguntar: "¿Le gustaría jugo?. Usted asiente. Existe un contrato.  

En cualquier caso, hay algunos conceptos básicos que usted debe tener en cuenta. En términos generales, un contrato es un acuerdo en el que una parte se compromete a hacer algo a cambio de que la otra parte también cumpla con su promesa.

Los elementos básicos de un contrato son:

• Una oferta,  
• Aceptación de la oferta, y
• Contraprestación (algo de valor que se entrega a cambio, como bienes, servicios o efectivo).

Cada parte en la transacción espera que la otra cumpla con su promesa. Se espera que si una de las partes no cumple con su promesa, incurra en alguna responsabilidad legal. 

Un comentario como: "Por lo general, cobro $2,500 por pintar una habitación de ese tamaño", no constituye un contrato. Tampoco es una predicción indefinida sobre lo que podría suceder en virtud de ciertas circunstancias. Si alguien dice: "Más tarde este verano, es posible que pueda pintar esa oficina para usted", no puede demandarlo por incumplimiento de contrato. 

Si una persona carece de capacidad, el contrato puede ser anulado por la persona que no tiene capacidad. Por lo tanto, los contratos con menores de edad en virtud de 18 pueden ser anulados por el menor de edad. Un contrato con una persona que ha sido declarada incompetente o que no está en su "sano juicio" puede ser anulado por la persona que carece de la capacidad para contratar. 

¿Es necesario que un contrato esté por escrito?

Ciertos tipos de contratos deben estar por escrito. Los más comunes son: 

• Un contrato de compraventa de inmuebles,
• Un contrato para la venta de bienes por $500 o más,
• Un contrato que no se puede cumplir en un plazo de un año, y
• Un contrato con ciertas autoridades gubernamentales. 

No hay tal requisito con respecto a la gran mayoría de las transacciones comerciales. Sin embargo, generalmente es una buena idea "ponerlo por escrito" cuando la transacción es compleja. Esta también es una buena idea cuando una de las partes ha sido poco confiable. Existen otras razones para desear tener un contrato por escrito, como cuando la otra parte solicita dinero por adelantado. ¿Va a ser un depósito? ¿Es reembolsable si ciertas cosas no se llevan a cabo en ciertas fechas o plazos? ¿O viceversa, aumentará la cantidad adeudada si suceden ciertas cosas? Un contrato puede ser difícil de probar si solo tiene testimonio verbal sobre lo que acordaron las partes.

¿Es necesario registrar un contrato?

La respuesta es "no", excepto en casos muy raros. Un contrato comercial entre partes privadas es un asunto que ni una autoridad gubernamental ni un miembro del público pueden revisar. 

Las principales excepciones son los contratos de renta de equipos, las hipotecas y otros tipos de "transacciones garantizadas". Estos contratos deben registrarse con el Secretario de Estado o el Registrador de Escrituras. Esto permite a terceros determinar si el equipo o el inmueble está sujeto a un "gravamen".

¿Deben ser notarizadas las firmas?

La respuesta general es "no", excepto en casos especiales que usted reconocerá de inmediato. El formulario tendrá un espacio para la firma y el sello de un notario. De lo contrario, no permita que la persona con la que está distribuyendo lo convenza de que su firma sea notariada.

Cómo manejar los formularios impresos

Es posible que desee utilizar formularios impresos estándar en su negocio. Por lo general, estos pueden ser:

• Descargado gratuitamente de internet,
• Comprado en una tienda de suministros de oficina, o
• Modelado según formularios utilizados por otras empresas en su industria.

Ejemplos comunes incluyen:

• Un contrato para el diseño de un sitio web,
• Un "acuerdo de consignación" si usted está operando una tienda de reventa,
• Un contrato de servicios profesionales si usted ofrece servicios de traducción,
• Un formulario de inscripción que debe ser firmado por los padres de los niños que asisten a su programa de preescolar, o
• Un contrato de jardinería, si su empresa ofrece estos servicios.

Se le pedirá que firme un formulario impreso de vez en cuando. Hay 2 cosas importantes que debe tener en cuenta cuando se le pida que lo haga: 

1. Lea el formulario con atención antes de firmar. Si hay una disposición que le preocupa o una que no entiende, pregunte a la empresa qué significa. Si no recibe una respuesta satisfactoria, no firme el acuerdo.
2. Es posible que pueda negociar una enmienda a un formulario impreso que le parezca objetable. Esto se puede hacer de diversas maneras: 
   • Tache la disposición y haga que todas las partes pongan sus iniciales junto a ese cambio,
   • Para un cambio pequeño, como una sola palabra o número, escriba el cambio en el margen y pida a las partes que inicialen el cambio, o
   • Adjunte un "anexo" que diga, por ejemplo, que "El párrafo 12 del formulario adjunto se modificará para que diga lo siguiente: "______.. Escriba el cambio. El enfoque del ciclista también necesita que se añada un lenguaje específico como párrafo introductorio. Esto se llama incorporación por referencia. Indique que el documento es un anexo o una adenda al contrato existente. Enumere las partes por nombre y fecha del contrato. También indique que el jinete forma parte del contrato.

Cómo preparar su propio contrato

Como se mencionó anteriormente, hay varias fuentes donde puede obtener formularios estándar para utilizar y adaptar a su negocio. Si hay mucho dinero o derechos de propiedad importantes involucrados, usted debe contar con un abogado que lo haga por usted. Para la mayoría de las transacciones, los honorarios de los abogados serán demasiado elevados para que usted los pague. Recuerde que un documento escrito es generalmente preferible a un acuerdo verbal sin nada por escrito. Esto sigue siendo cierto, incluso si no es tan completo y bien redactado como si lo hiciera un abogado.

Lea más sobre si:

• No puede encontrar una muestra de la cual trabajar, o
• Usted siente que un contrato formal por escrito podría ser visto como "insultante" o no es la mejor manera de establecer un buen parentesco comercial con un posible cliente, proveedor o contratista independiente.

1. Acuerdos por correo electrónico y por carta 

Para la mayoría de las transacciones, un mensaje de correo electrónico o un "acuerdo por carta" puede ser suficiente para proteger sus derechos. Este es un ejemplo de "acuerdo" utilizado en las comunicaciones para referirse a un contrato. Cualquiera de los dos puede ofrecer la misma protección que un contrato formal sin ser considerado "poco amigable".

Un ejemplo de una respuesta de correo electrónico que podría enviar para confirmar el contrato podría ser algo como esto:

Ha sido un gusto hablar con usted esta mañana. Esto confirmará nuestro acuerdo de que durante el resto de este año puedo estacionar mi camión en la esquina suroeste de su lote por $125 pagadero el primer día de cada mes. Muchas gracias.

Una carta de acuerdo muy simple tendría este aspecto:

Estimado señor Olson. 

Le escribo para confirmar nuestro entendimiento sobre el sitio web que me solicitó que diseñara para su empresa de cerveza artesanal:

1. Los detalles de lo que usted desea se encuentran en el documento adjunto.
2. Me pagará $2,500 tras la aprobación de este acuerdo por carta.
3. Se realizará un segundo pago de $5,000 cuando se le envíe el sitio web para su aprobación preliminar.
4. Se realizará un pago final de $2,500 después de la prueba y después de que haya realizado las modificaciones razonables que se soliciten.
5. El diseño y el contenido del sitio web seguirán siendo de mi propiedad hasta que se realice el pago final, momento en el que se convertirán en la propiedad de su empresa.

Si he expuesto correctamente nuestro acuerdo, por favor firme y devuelva una copia de esta carta para presentar.

                Atentamente,

Acordado:
“_____________”

2. Contratos de renta

Un contrato de renta casi siempre está en un formulario impreso. Un acuerdo a corto plazo de solo unas pocas semanas o meses puede ser menos formal.
Aquí hay algunas cosas que el inquilino podría querer negociar y establecer en un anexo adjunto:

• El derecho a renovar el contrato de renta en ciertos términos y condiciones establecidos.
• Una "primera opción" para la renta del espacio contiguo si se vuelve disponible. Este es un derecho legalmente exigible de ser la primera persona a quien se le ofrece el espacio vacante.
• Una renuncia a los primeros meses de renta para que el arrendatario pueda usar sus limitados recursos para remodelar y equipar el espacio en lugar de pagar renta.

Si el arrendatario es una empresa pequeña con una calificación crediticia inferior a A+, el propietario, o el propietario, puede querer una persona que firma de manera conjunta o una garantía personal de los propietarios de la empresa. Sin embargo, una garantía personal, o cualquier firma que usted realice como individuo en lugar de como representante de su negocio, conlleva un riesgo personal para usted. Esto incluye el riesgo de cubrir toda la renta del arrendatario y otros pagos y obligaciones en virtud del contrato de renta, incluso si ha incorporado u organizado su negocio como una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) u otra entidad de responsabilidad limitada.

Una vez que firme un contrato de renta, usted o su empresa son responsables de la renta cada mes del contrato de renta. Esto se aplica incluso si cierra el negocio (menos la renta que el arrendador pueda obtener de un nuevo arrendatario). No puede simplemente alejarse de un contrato de renta firmado.

Consulte la ordenanza de zonificación municipal para asegurarse de que el espacio de alquiler se pueda utilizar para el propósito previsto. Algunas regulaciones requieren ciertos tipos de plomería, trabajos eléctricos o características especiales para notificar a personas con discapacidades. Los letreros exteriores pueden estar sujetos a las normas locales o a las regulaciones de los centros comerciales.

3. Contratos de empleo

Existen muchos tipos diferentes de contratos laborales. Estos incluyen contratos individuales y de sindicatos. Algunos están en formularios estándar. Otros se encuentran en los manuales de empleados. Lea cuidadosamente los contratos de empleo. Se aplican reglas especiales a estos contratos. Cada estado tiene sus propias leyes que regulan aspectos de los contratos laborales. Se recomienda que un abogado revise primero un acuerdo de empleo que se le pida firmar. Algunas organizaciones, como los colegios comunitarios, las facultades de derecho, las clínicas comunitarias de asistencia legal y las cámaras de comercio, ofrecen dicha revisión sin costo o a unos honorarios muy reducidos.

4. Acuerdos de colaboración

Si va a iniciar un negocio con un socio, debe tener un acuerdo por escrito. Si no lo hace, se aplican las leyes de asociaciones del estado. Las corporaciones con 2 o más accionistas y los miembros de una sociedad de responsabilidad limitada (SRL) también deben tener acuerdos escritos. Puede intentar redactar esto usted mismo utilizando un formulario de muestra en internet y "llenando los espacios en blanco". Sin embargo, se recomienda contratar a un abogado para redactar el acuerdo. 

Consulte Crear una sociedad comercial.