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Los empleadores deben verificar la identidad y la autorización de empleo de las personas que contratan para trabajar en Estados Unidos. Como parte de esta obligación, los empleadores deben completar y mantener un Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo para cada empleado.
Tanto los empleadores como los empleados deben completar este formulario dentro de los primeros días de empleo. Los empleadores deben conservar el I-9 completo durante tres años después de la fecha de contratación, o un año después de la fecha en que finaliza el empleo, lo que ocurra más tarde.
El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE. UU. proporciona a los empleadores recursos sobre las obligaciones I-9 a través de su I-9 Central e I-9 Manual para Empleadores (M-274).
Información y documentación de empleados
Los empleados deben completar la sección 1 del Formulario I-9 en o antes de su primer día de trabajo. La sección 1 del formulario solicita detalles básicos que incluyen nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de Seguro Social,
- Ser ciudadano de los Estados Unidos;
- Un nacional no ciudadano de los Estados Unidos;
- Un residente permanente legal (titular de la tarjeta de residencia); o
- Una persona no ciudadana autorizada para trabajar (incluidas las visas de trabajo temporales).
Además de completar y firmar la sección 1 del Formulario I-9, el empleado también debe presentar documentos al empleador que demuestren su identidad y autorización para trabajar. Estos documentos deben mostrarse al empleador dentro de los tres días hábiles a partir del primer día de empleo. Los empleadores deben permitir que todos los empleados elijan qué documentación aceptable presentar y no pueden especificar qué documentos deben utilizarse. Los empleadores deben aceptar la documentación que parezca ser genuina y que se relacione con el empleado.
Los documentos aceptables para verificar la identidad y la autorización de trabajo están definidos por USCIS: Formulario I-9 Documentos Aceptables | USCIS
Obligaciones del empleador
Los empleadores deben completar la Sección 2 del Formulario I-9 dentro de los tres días hábiles posteriores al primer día de empleo. A continuación, deben conservar el formulario completo en un sistema impreso o electrónico. Los empleadores no están obligados a guardar copias de los documentos que el empleado presenta para verificar la identidad y la autorización de empleo, a menos que el empleador participe en E-Verify. Si utilizan E-verify, el empleador debe conservar una copia de ciertos documentos.
Los empleadores no están obligados a completar el Formulario I-9 para contratistas independientes o sus empleados.
Nota: A partir del 2025 de diciembre, los empleadores de Illinois no podrán tomar medidas adversas (como despedir, suspender o sancionar a un trabajador) solo por un I-9 o un aviso de desajuste de autorización de trabajo de la Administración de la Seguridad Social u otra agencia no relacionada con inmigración. Los empleadores deben notificar por escrito al trabajador y no pueden solicitar documentos adicionales ni volver a verificar la autorización de trabajo más allá de lo que exige la ley federal. Infórmate más sobre la Ley de Derecho a la Privacidad en el Lugar de Trabajo.
